Je wilde iets kleins aanpassen aan een rapport. De leverancier was niet snel genoeg, dus bouwde iemand uit je team een tussenstap. Tijdelijk, zei iedereen. Dat was anderhalf jaar geleden. Die tussenstap draait nog steeds. In deze blog vertelt Jeroen Buisman, eigenaar van InfoReports, waarom workarounds zo hardnekkig zijn en wat ze vertellen over je huidige situatie.

Kleine aanpassingen met grote gevolgen

Een extra kolom die niet in het standaardrapport past. Een koppeling die ontbreekt. Een berekening die net anders moet. Je team lost het op met een Excel, een tussenstap, een handmatig proces. Knap gedaan. Het werkt.

Alleen: wat als tijdelijk bedoeld is, wordt voor je het weet de nieuwe standaard. Niemand zet het op de agenda om het structureel op te lossen. Want het werkt toch?

Drie signalen dat workarounds de overhand nemen

Je herkent het misschien. Elke maand besteedt iemand een halve dag aan een handmatige stap die er niet had hoeven zijn. Of er is één persoon die precies weet hoe “dat ene bestandje” werkt; als die persoon er niet is, staat alles stil. Of je team bouwt iets in Excel dat eigenlijk in je datawarehouse thuishoort, maar daar past het niet.

Als je dit herkent bij twee of meer processen, is dat geen toeval. Het is een patroon.

De verborgen kosten van werkende oplossingen

Workarounds blijven bestaan omdat ze werken. Ze lossen een acuut probleem op. Juist omdat ze werken, is er geen urgentie om het anders te doen.

De prijs is alleen niet zichtbaar op het eerste gezicht. Elke workaround kost tijd. Elke workaround vergroot het risico op fouten. En elke workaround maakt je afhankelijker van de persoon die het bedacht heeft.

Vaak is het ook een symptoom. Je huidige leverancier of systeem beweegt niet mee met jouw tempo. Je hebt iets nodig, het kan niet snel genoeg, dus bouw je eromheen.

Zo maak je workarounds bespreekbaar

De eerste stap is niet meteen alles overhoop halen. De eerste stap is inventariseren.

Drie vragen helpen daarbij:

1. Hoe vaak voeren we deze stap handmatig uit?

2. Wat gebeurt er als degene die het doet morgen weg is?

3. Hoort deze logica eigenlijk thuis in ons datawarehouse?

Met die informatie kun je het gesprek voeren. Niet als klacht, maar als feit. “Dit zijn de handmatige stappen die we elke maand zetten. Dit is wat het ons kost aan tijd. Dit is het risico als het misgaat.”

Dat gesprek hoef je niet alleen te voeren. Soms helpt het om iemand van buiten mee te laten kijken. Niet om te vertellen wat je fout doet; samen bepalen welke workarounds je als eerste kunt opruimen.

Meer weten?

De meeste BI-teams die wij spreken hebben meer workarounds dan ze denken. Niet omdat ze hun werk niet goed doen, maar omdat het systeem om hen heen niet altijd doet wat het moet doen. Benieuwd hoe dit bij jou zit? Neem gerust contact met ons op. We denken graag mee.