Als BI-manager in een ziekenhuis ken je het dilemma: je wilt flexibel inspelen op informatiebehoefte, maar je bent afhankelijk van leveranciers die wijzigingen traag doorvoeren tegen hoge kosten. Ondertussen stapelen de vragen uit de organisatie zich op. Je voelt je gevangen in een systeem dat niet meebeweegt met je behoeften. In dit artikel vertelt William Rooks, BI Specialist bij Streekziekenhuis Koningin Beatrix (SKB), hoe zijn ziekenhuis de overstap maakte naar InfoReports, een datawarehouse-oplossing die het SKB in de driver’s seat zet.

Een kleine organisatie met grote data-uitdagingen

Het SKB is een klein ziekenhuis met ongeveer 1200 medewerkers en een sterke regiofunctie rond Winterswijk. Vóór 2017 werkte het ziekenhuis met het datawarehouse van HiX. “Dat was altijd problematisch,” vertelt William. “Het was standaard voor heel Nederland. Als je iets bijzonders wilde, duurde het lang voordat wijzigingen konden worden doorgevoerd. Die wijzigingen waren ook altijd duur. Je moest geluk hebben dat andere ziekenhuizen dezelfde wensen hadden, anders kon je achteraan aansluiten.”

De fusie bracht een nieuwe dataoplossing

In 2017 fuseerde het SKB met Slingeland Ziekenhuis. Dit betekende ook een verandering in de informatievoorziening. “Het Slingeland gebruikte de oplossing van InfoReports, een datawarehouse-omgeving waar niet alleen HiX in zit, maar ook AFAS, ORTEC en Vidavi – een mooie totaaloplossing,” legt William uit. “Het SKB stopte met het datawarehouse van HiX en nam de oplossing van Slingeland over. Zo werden we klant van InfoReports.”

In de tijd van de fusie had het SKB nog geen dedicated BI’ers in dienst. Er werden verschillende mensen aangetrokken om met de nieuwe oplossing te werken.

De defusie als kans voor een eigen informatieomgeving

Op 1 januari 2021 volgde een defusie waarna beide ziekenhuizen weer zelfstandig verder gingen. “Bij de informatievoorziening bleef na de defusie alleen Ina Klaver over,” legt William uit. “Ina werkt drie dagen per week en is autodidact. Ze heeft veel administratieve kennis en proceskennis en doet het heel goed. Maar het beheren van een volledig datawarehouse is voor één persoon gewoon te veel werk, hoe bekwaam ook.”

Na de defusie kwam William erbij om samen met Ina de oplossing specifiek voor het SKB op te zetten. “We hebben veel dingen van Slingeland eruit gehaald. Vervolgens zijn we QlikView gaan vervangen door Power BI en daarna kwam HiX 6.3, een compleet nieuwe omgeving. Bij al die ontwikkelingen heeft InfoReports ons geholpen,” vertelt William.

Het evenwicht tussen standaard en maatwerk maakt het verschil

William is enthousiast over de balans die InfoReports biedt: “Wat ik echt waardeer aan de oplossing van InfoReports is het evenwicht tussen een standaarduitlevering en de flexibiliteit voor maatwerkoplossingen. Wij kunnen zelf aan de slag met onze informatieomgeving en zij helpen daarbij.”

Een concreet voorbeeld van deze flexibiliteit is een aanpassing die het SKB in hun datawarehouse deed: “We wilden wachttijdgegevens koppelen aan verzekeringsinformatie om te kunnen onderhandelen met zorgverzekeraars. Dit soort maatwerk is met InfoScope van InfoReports eenvoudig te realiseren,” vervolgt William.

Dit contrasteert sterk met zijn eerdere ervaringen: “Ik ben gewend dat datawarehouse-leveranciers allergisch zijn voor klanten die zelf dingen aanpassen. Bij InfoReports wordt het juist gestimuleerd om zelf het beheer in handen te nemen. Ze denken mee, doen veel aan opleiding. Als je vragen hebt, los je samen dingen op en zo word je steeds slimmer.”

In controle over je eigen cijfers

“Is informatievoorziening corebusiness voor een ziekenhuis? Ik vind van wel,” stelt William. “Als je zelf niet weet hoe cijfers tot stand komen, wat de businessregels zijn en hoe wijzigingen worden doorgevoerd, ben je compleet afhankelijk van een black box die door iemand anders wordt beheerd.”

Deze zelfstandigheid levert concrete voordelen op: “Ik heb het gevoel dat wij als ziekenhuis echt de controle hebben over onze cijfers. We kunnen zelf het verhaal vertellen hoe getallen tot stand komen. Bij vragen kunnen we snel achterhalen hoe iets is ontstaan of waardoor het wordt veroorzaakt.”

Betrouwbaarheid door consequent programmeren

De kracht van InfoScope zit volgens William ook in de consistentie: “Ze zitten qua software heel strak in de wedstrijd. Ze programmeren ontzettend consequent en geven consequent namen. Als je hun afspraken kent, kun je blind vertrouwen op de naamgeving en waar zaken te vinden zijn. Daardoor kunnen we problemen snel lokaliseren.”

Dit wordt extra belangrijk bij de schaal waarop het SKB werkt: “Er draaien ’s nachts ruim 6000 verschillende taken om gegevens in kleine stapjes te verwerken. Er kan wel eens iets misgaan, omdat er iets veranderd is in de bron, maar dan kunnen we ’s ochtends daarop inzoomen en problemen oplossen.”

Stabiliteit gegarandeerd

“De oplossing is ook heel stabiel doordat de verversing op een aparte omgeving wordt gedaan,” legt William uit. “Pas als alle processen zijn afgerond, wordt een schakelaar omgezet en krijg je de laatste gegevens. Loopt er iets mis? Dan mis je hooguit één dag aan informatie. De hele organisatie behoudt toegang tot de overige gegevens.”

Samenwerking die verder gaat dan verwacht

De menselijke factor in de samenwerking is voor William minstens zo belangrijk: “We hebben heel laagdrempelige communicatie. Het team van InfoReports denkt echt met je mee, ook bij zaken waarvan een andere partij zou zeggen ‘dat is je eigen probleem’. Ze hebben bij ons veel dingen uitgezocht waar we zelf misschien nooit achter waren gekomen.”

Hij waardeert ook de transparantie: “Ze zijn heel transparant in hun urenverantwoording; discussie over urenbesteding hebben we nog nooit gehad. En in uitzonderingsgevallen kan ik zelfs via WhatsApp contact opnemen. Ik verwacht niet dat er altijd direct gereageerd wordt, maar doorgaans krijg ik snel antwoord.”

Uitbreiden met eigen initiatieven

Een sterk punt van de oplossing is de mogelijkheid om zelf uit te breiden: “Naast de standaard ontsluitingen zoals HiX, ORTEC en AFAS, hebben we zelf veel eigen ontsluitingen bijgebouwd voor bijvoorbeeld Ultimo en Zenya. Die lopen gewoon mee in het totaalproces. Met de nodige BI-kennis is het makkelijk om op eigen initiatief dingen bij te bouwen.”

Perfecte match in samenwerking

William is enthousiast over de expertise van InfoReports: “Ze blinken uit in HiX-kennis – Paul en Jeroen komen allebei van ChipSoft. Hun kracht zit ‘m echt in het bouwen van een solide datawarehousefundament. Toen wij begonnen, lag hun focus volledig op het verwerken van ruwe data tot waardevolle informatie. Daarom kozen wij ervoor om voor de visualisatiekant zelf met Power BI aan de slag te gaan. Inmiddels heeft InfoReports hun dienstverlening uitgebreid en ondersteunen ze ook steeds meer klanten met Power BI-oplossingen.”

Hij sluit af: “Ik ben heel enthousiast over InfoReports. Ik ben zelf gepassioneerd over het vak en merk dat bij hen ook zo is. Dat geeft energie.”

William Rooks, BI Specialist Streekziekenhuis Koningin Beatrix

Meer weten?

Worstel je ook met het krijgen van grip op data en informatievoorziening? InfoReports helpt ziekenhuizen en andere zorgorganisaties om informatie te verzamelen, structureren en analyseren met Zorgstuur, een databeheersysteem dat bestaat uit de drie modules InfoScope, DataScope en QualityScope. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw uitdagingen.

Nog geen concreet vraagstuk, maar wil je wel geïnspireerd blijven? Volg onze LinkedIn-pagina of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.