Capaciteitsmanagement is relatief nieuw in ziekenhuizen. Veel organisaties worstelen nog met het opzetten van structurele dataoplossingen die managers écht helpen bij het sturen op capaciteit en zorglogistiek. Het Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem ging vol voor een integraal KPI-dashboard dat alle afdelingen van dezelfde informatie voorziet. In deze case vertelt Annemijn Houwers-Buunk, manager capaciteit en zorglogistiek bij het Slingeland Ziekenhuis, hoe de samenwerking met InfoReports het ziekenhuis van onderbuikgevoel naar feiten bracht.

Een middelgroot ziekenhuis met grote ambities

Het Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem is een middelgroot ziekenhuis met 1800 vaste medewerkers en 135 specialisten die patiënten kwalitatief hoogwaardige zorg verlenen. “We zijn groot genoeg om alles in huis te hebben, klein genoeg om overzichtelijk en persoonlijk te zijn,” vertelt Annemijn, die sinds 2009 in het ziekenhuis werkt en sinds 2021 manager capaciteit en zorglogistiek is.

Over twee jaar verhuist het ziekenhuis van de huidige locatie in de bossen naar een gloednieuw ziekenhuis naast de snelweg. “Er wordt nu hard gebouwd,” aldus Annemijn. De verhuizing is bedoeld om de continuïteit van de zorg in de regio te waarborgen en een toekomstbestendig ziekenhuis te creëren. Deze grote transitie vraagt om slimme dataoplossingen die de organisatie helpen bij de voorbereiding op de toekomst.

In 2021 werd Capaciteit en Zorglogistiek formeel opgericht als aparte afdeling binnen het Algemeen Ondersteunend Bedrijf, waar ook HR, Finance en Facilitaire zaken al deel van uitmaakten. In maart van dit jaar breidde Annemijns verantwoordelijkheid uit toen de afdeling Business Intelligence onder haar portefeuille kwam te vallen.

“Deze afdeling werkte al twintig jaar met InfoReports en zo leerde ik Paul en Jeroen kennen,” legt Annemijn uit.”

Van onderbuikgevoel naar datagedreven besluitvorming

“Toen Annemijn de BI-afdeling overnam, kreeg ze één duidelijke missie: het ziekenhuis voorzien van een integraal KPI-dashboard. “Alle managers en vakgroepmanagers van de afdelingen moesten dezelfde betrouwbare informatie krijgen over financiën, HR én capaciteitsmanagement. Er was en is een grote behoefte aan eenduidigheid – dat iedereen hetzelfde beeld heeft. Zo kunnen we meteen inhoudelijk aan de slag met vraagstukken, zonder eerst te hoeven discussiëren over welke cijfers nu kloppen.”

Het probleem dat ze tegenkwam is herkenbaar voor veel ziekenhuizen: “Te vaak moeten managers beslissingen nemen zonder toegang tot betrouwbare informatie. Dan stuur je onvermijdelijk meer op onderbuikgevoel dan op feiten.”

Samen met projectleider Luuk Nijs en InfoReports ontwikkelde het Slingeland in enkele maanden een KPI-dashboard dat continu wordt uitgebouwd. “Wat vooral vernieuwend is, is dat we het integraal aanvliegen – capaciteitsmanagement, finance én HR samen. We ondersteunen de managers vanuit dedicated teams binnen het Algemeen Ondersteunend Bedrijf, met daarbij ook deze dashboards. Die combinatie van integrale data én persoonlijke ondersteuning maakt onze aanpak bijzonder.”

Managers krijgen realtime inzicht in hun prestaties

Het dashboard zorgt ervoor dat het management onmiddellijk informatie ziet over hun afdeling op het gebied van financiën, HR en capaciteit. Daarnaast bevat het ziekenhuisbrede KPI’s, zodat elke manager begrijpt hoe het ziekenhuis er als geheel voorstaat en waar verbetermogelijkheden liggen.

“Voor Annemijn vormt dit de kern van modern capaciteitsmanagement: “Capaciteitsmanagement draait om het balanceren van vraag en aanbod. Hoeveel patiënten komen naar het ziekenhuis en hoeveel kunnen we behandelen? Data helpt ons enorm bij het in kaart brengen van die patiëntenstroom. Deze data gebruiken we voor strategische jaarplannen, maar ook om op tactisch en operationeel niveau bij te sturen.”

Patronen ontdekken door slimme data-analyse

Een concreet voorbeeld illustreert de kracht van datagedreven werken: “Patiënten staan natuurlijk niet elke dag om precies 10 uur in dezelfde aantallen voor de deur. Er bestaan duidelijke patronen. De spoedeisende hulp kent bijvoorbeeld structureel de grootste drukte op maandag en vrijdag.”

Door systematische data-analyse ontstaan steeds meer van dit soort inzichten. “We sturen inmiddels steeds meer op basis van voorspellingen, signaleren problemen vroegtijdig, simuleren scenario’s en optimaliseren processen. Kortom, data ondersteunt onze beslissingen.”

Een team dat mogelijkheden ziet waar anderen problemen zien

Over de samenwerking met InfoReports spreekt Annemijn met groot enthousiasme: “Ze denken constructief mee bij elk vraagstuk, zien overal kansen, pakken elke uitdaging aan en duiken diep in complexe materie. Ze doen alles om tot de beste oplossing te komen.”

Hun werkwijze in drie woorden? Daar hoeft Annemijn niet lang over na te denken: “Betrouwbaar, integer en buitengewoon kundig. Weet je wat je wilt? Dan regelen zij het.”

“Het vermogen van InfoReports om complexiteit te vertalen naar praktische toepassingen kan Annemijn bijzonder waarderen: “Data-architectuur is supercomplex werk onder de motorkap. De complexiteit wordt niet altijd volledig gezien, waardoor het soms als een eenvoudige klus wordt beschouwd. Maar wat Paul en Jeroen leveren is een rock-solid datafundament. Hun advies is onmisbaar en ze denken constructief mee.”

Van nieuwe afdeling naar gevraagde expertise

“De impact van het nieuwe dashboard en de dataoplossing manifesteert zich door de hele organisatie: “Ik merk dat steeds meer collega’s de afdeling capaciteitsmanagement weten te vinden. In eerste instantie dachten mensen ‘weer zo’n nieuwe afdeling die overal mee bemoeit’. Nu vragen mensen zelf: ‘Kan capaciteitsmanagement niet meekijken?’ Ze hebben inmiddels ervaren dat we concrete gaps kunnen aantonen met data én daadwerkelijk kunnen helpen om rust te brengen in processen of om doelen met elkaar te bereiken.”

Voor collega-ziekenhuizen heeft Annemijn een belangrijke boodschap: “Data vormt de sleutel tot moderne ziekenhuisvoering. Het werkt onder de motorkap, blijft vaak onzichtbaar, maar bevat enorme potentie. Met juiste datastandaardisatie, uniformiteit en registratie stuur je echt datagedreven. De investering verdient zich dan ook dubbel en dwars terug, omdat je evolueert van onderbuikgevoel naar feitengestuurde besluitvorming.”

Technische expertise vertaald naar praktische oplossingen

Wat Annemijn het meest waardeert aan InfoReports is hun unieke vermogen om bruggen te bouwen tussen technische complexiteit en praktische implementatie: “InfoReports maakt alles begrijpelijk, ook voor niet-technici. Zij vertalen mijn wensen feilloos naar technische oplossingen.”

Met een groeiende wensenlijst kijkt Annemijn optimistisch naar de toekomst: “Het is gewoon heel waardevol om met hen te werken, omdat ze alles als een kans zien om de zorg beter te maken.”

Meer weten?

Klaar om van onderbuikgevoel naar datagedreven beslissingen over te stappen? InfoReports helpt ziekenhuizen en andere zorgorganisaties bij het verzamelen, structureren en analyseren van informatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw uitdagingen.