Een overleg heeft fases. Voorbereiden, het gesprek zelf, vastleggen, opvolgen. Bij elke fase past andere informatie.
Dat ritme zit deels al in wat we vandaag leveren. InfoScope en DataScope geven klanten de cijfers waarop ze hun overleggen onderbouwen: de voorbereiding en het gesprek zelf. Daar zijn onze producten goed in. QualityScope zit op een andere as. Dat product helpt organisaties met de organisatie van hun overleggen, met agendapunten, planning, het verzamelen van benodigde informatie en de verslaglegging. Het ondersteunt al delen van de vier fases, alleen los van de data die in een ander overleg op tafel ligt.
Wat we vandaag nog niet doen: vastleggen en opvolgen koppelen aan de data zelf. Wat in een overleg over capaciteit of kwaliteit is afgesproken blijft nu liggen in notulen, mail of een spreadsheet. Daar gaat in de praktijk veel verloren. Wat in het ene overleg is afgesproken komt in het volgende vaak niet terug. "Wie zei dat we dit zouden aanpakken?" "Is het ook echt gebeurd?" Op die vragen heeft niemand binnen een paar tellen antwoord.
Met Kern brengen we vastleggen en opvolgen binnen het systeem, gekoppeld aan de cijfers waar het over ging. Een afspraak die in een capaciteitsoverleg gemaakt wordt blijft verbonden aan de cijfers waarom hij gemaakt werd. Het volgende overleg opent met "wat hadden we afgesproken, en hoe staan we ervoor". Plan-do-check-act in één werkomgeving, niet uit elkaar gevallen over de mailbox.