Wanneer je datawarehouse je in de weg zit

Je wilt een nieuw bronsysteem aansluiten op je rapportages. De structuur van je huidige opzet past niet. De koppelingen ontbreken. Je leverancier zegt: dat wordt een project. Ondertussen bouwt iemand in je team een tussenstap in Excel, want de rapportage moet er volgende week liggen. In deze blog vertelt Jeroen Buisman, eigenaar van InfoReports, hoe je herkent dat je huidige opzet niet meer toereikend is en welke stappen je kunt zetten zonder alles overhoop te halen.

Het bronsysteem dat niet past

Het begint vaak onschuldig. Je organisatie stapt over op een nieuw EPD, een nieuw HRM-systeem of een andere registratieomgeving. Je wilt de data daaruit opnemen in je rapportages. Zou niet zo ingewikkeld moeten zijn.

Tot je merkt dat de structuur van je datawarehouse er niet op ingericht is. De tabellen passen niet. De logica klopt niet. Wat je wilt combineren, laat zich niet combineren. Je datawarehouse is gebouwd voor de vragen van drie jaar geleden. De vragen van nu passen er niet meer in.

Drie signalen dat je tegen de grenzen aanloopt

Het eerste signaal: je team bouwt steeds vaker workarounds. Elke nieuwe vraag leidt tot een handmatige stap, een extra Excel of een query die niet in je standaardproces thuishoort.

Het tweede signaal: doorlooptijden lopen op. Wat vroeger een paar dagen kostte, kost nu weken. Niet omdat je team langzamer werkt, maar omdat het systeem complexer is geworden.

Het derde signaal: je kunt vragen van de business niet meer beantwoorden met je huidige opzet. De data zijn er wel, maar je systeem kan ze niet op de juiste manier bij elkaar brengen.

Waarom omheen bouwen het probleem verergert

Elke workaround die je bouwt, voegt complexiteit toe. En complexiteit maakt je systeem kwetsbaarder. Er ontstaan afhankelijkheden van personen, van handmatige stappen, van bestanden die ergens op een schijf staan.

Op een gegeven moment is de technische schuld zo groot dat een kleine aanpassing onvoorspelbare gevolgen heeft. Dat is het punt waarop je team meer tijd kwijt is aan het in de lucht houden van het huidige systeem dan aan het verbeteren ervan.

Wat je kunt doen zonder alles te vervangen

De reflex is vaak: dan moeten we alles opnieuw bouwen. Dat hoeft niet. In veel gevallen kun je het fundament versterken zonder alles weg te gooien.

Begin met een inventarisatie. Welke koppelingen lopen via workarounds? Welke processen zijn afhankelijk van één persoon? Waar zit de meeste technische schuld?

Met dat overzicht kun je gericht prioriteren. Soms is het voldoende om één koppeling structureel op te lossen om drie workarounds overbodig te maken. De kunst is beginnen bij het punt waar de meeste winst zit.

Meer weten?

Waar loop jij tegenaan met je huidige opzet? Als je daar eens over wilt sparren, neem gerust contact met ons op. We kijken graag mee naar wat er mogelijk is.