Pre-audit op een Wkz-aanlevering.
Wat controleren we voordat gepseudonimiseerde patiëntdata het ziekenhuis verlaat? Drie typische vondsten en wat de pre-audit oplevert.
Wat is de pre-audit, en waarom is hij nodig?
Vanaf het moment dat een kwaliteitsregistratie op het Register staat, gaat er gepseudonimiseerde patiëntdata vanuit het ziekenhuis naar de registratie. Wat eenmaal aangeleverd is, komt op een schaal terecht waarop het zichtbaar wordt: in rapportages, in landelijke vergelijkingen, soms in de spreekkamer van een bestuurder of de Inspectie. Een pre-audit, vlak voor de aanlevering, vangt fouten op die anders pas later opvallen, op het moment dat ze al verstrekt zijn. De pre-audit gebeurt op de geëxtraheerde data, vóór die het ziekenhuis verlaat.
Wat wordt er gecontroleerd?
Een pre-audit kijkt naar drie soorten patronen in de geëxtraheerde data: opvallende waarden, fouten in registratiepatronen, en problemen met de populatieselectie. Geen van deze drie hoort thuis in een aanlevering die naar buiten gaat, maar alle drie komen in de praktijk regelmatig boven drijven. De pre-audit is geen vervanging van structurele datakwaliteit-zorg in het ziekenhuis; het is een laatste check vlak voor de aanlevering, gericht op wat in deze aanlevering nog niet klopt.
Drie typische vondsten
Opvallende waarden. Cijfers die statistisch of klinisch buiten het verwachte patroon vallen. Voorbeeld: een NBCA-aanlevering waarin alle waarden voor tumorgrootte op precies 0 mm staan. Dat kan voorkomen wanneer een veld niet wordt ingevuld en het EPD standaard naar 0 valt, terwijl in de aanlevering een ontbrekende waarde zou moeten staan. Een pre-audit markeert dit: opmerkelijk lage of hoge waarden, ontbrekende waarden waar ze niet horen, of waarden buiten een logische range (bijvoorbeeld een geboortejaar vóór 1900). Bij elke vondst hoort een vraag aan de bron: is dit een echte uitzondering, of een registratiefout?
Fouten in registratiepatronen. Inconsistenties tussen velden of binnen de tijdsvolgorde. Voorbeeld: een chirurgische ingreep met operatiedatum vóór de opname-datum. Of: alle patiënten in een aanlevering hebben dezelfde waarde in een veld dat normaal varieert, wat suggereert dat het veld via een default of copy-paste is ingevuld. Of: een veld dat als 'verplicht' is gemarkeerd staat structureel op de standaardwaarde 'onbekend', wat suggereert dat het invulformulier niet wordt afgedwongen. Een pre-audit vergelijkt waarden binnen patiënten en herkent patronen die afwijken van wat plausibel is.
Problemen met populatieselectie. De aanlevering bevat de verkeerde patiënten, of mist patiënten die er wel in horen. Voorbeeld: in een DCRA-aanlevering komen patiënten voor met een verdacht letsel zonder pathologie-bevestiging, terwijl de registratie alleen patiënten met een pathologisch-bevestigd colorectaal carcinoom verwacht. Het omgekeerde komt ook voor: patiënten die elders primair zijn behandeld worden meegenomen, of patiënten met diagnose buiten het registratiejaar. Een pre-audit telt de populatie en legt deze naast de scope-definitie uit de verantwoordingstabel.
Wat de pre-audit oplevert
De pre-audit eindigt met een bevindingenoverzicht per registratie. Per bevinding staat erbij of het waarschijnlijk om een registratiefout gaat of dat het signaal mogelijk echt is, met een aanbeveling om het aan te passen vóór verstrekking of mee te nemen in een volgende cyclus. Net als bij de vertaalslag hangt de precieze vorm af van de registratie en de afspraken met het ziekenhuis.
Verder lezen
Een overzicht van de Wkz voor ziekenhuizen, met tijdslijn en aanleverketen, staat op de Wkz-pagina. Voor de stap die aan de pre-audit voorafgaat: een artikel over vertaling van verantwoordingstabel naar HiX-bronvelden. Een artikel over datakwaliteit als voorwaarde voor verantwoording gaat in op de structurele kant.
Een Wkz-nulmeting is een eenmalige opdracht waarmee een ziekenhuis de portefeuille en datakwaliteit in beeld brengt, zonder direct vast te zitten aan doorlopende ondersteuning.
Wkz-implementatie ondersteunen?
Een Wkz-nulmeting brengt de portefeuille en datakwaliteit in beeld. Eenmalig, vaste prijs, vier tot zes weken.